Saya sangant termotivasi sekali untuk menjadi seorang proyek manger. Saya sangat menyukai tantangan proyek dan hubungan dengan customer. Itulah seorang proyek manager. Dimana seorang manager di tuntut oleh 2 sisi tanggung jawab. Pertama terhadap perusahaan dan tim. Dan yang kedua adalah terhadap customer/client. Untuk itu saya akan menjelaskan apa dan bagaimana peran seorang proyek manajer,
Definisi Project Management
Secara tradisional Manajemen Proyek dilihat sebagai perencanaan, penjadwalan
dan pengendalian proyek untuk memenuhi tujuan proyek tersebut.Memanajemeni
proyek sangat berbeda dengan memanajemeni perusahaan yang memproduksi barang
konsumsi.Proyek mempunyai awal dan akhir yang jelas, sedangkan perusahaan
tersebut secara berkesinambungan berproduksi.
"Project Management is the application of a collection of tools and
techniques to direct the use of diverse resources towards the accomplishment of
a unique, complex, one-time task within time, cost and quality constraints.
Each task requires a particular mix of these tools, techniques and structures
to fit the task environtment and life-cycle of the task." - Morris &
Huogh, 1987.
Manajemen proyek adalah proses dimana tim bertujuan untuk menghasilkan produk
yang sesuai atau melebihi permintaan dari pemberi tugas di dalam jangka waktu
tertentu dan biasanya berada di dalam batasan sumber daya tertentu. Manajemen
terhadap suatu proyek, perlu.Ditentukan tujuan akhir proyek secara tegas dan
jelas. Diindentifikasi semua kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
akhir tersebut. Dinyatakan dan ditentukan kaitannya dan pembatasan-pembatasan
diantara kegiatan-kegiatan tersebut termasuk kaitan-kaitan serta pembatasan baik
yang bersifat teknis maupun organisatoris. Diperhitungkan waktu dan biaya yang
dibutuhkan untuk melaksanakannya sampai proyek itu selesai. Mengadakan optimasi
dalam pengalokasian penggunaan sumberdaya. Diusahakan adanya fleksibilitas
dalam pelaksanaan proyek.
Manajemen proyek diadakan untuk selalu dapat memegang kendali terhadap
proyek, sedemikian rupa sehingga proyek :Dapat diselesaikan dengan memenuhi
kualitas yang sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan. Dapat diselenggarakan
dalam batas (target) waktu serta jadwal yang telah ditetapkan. Dapat
diselesaikan dengan biaya yang serendah-rendahnya (sesuai dengan Rencana
Anggaran Pelaksanaan).
Project Manajer
Project Manager yang sukses adalah seseorang yang secara simultan harus mampu
mengelola empat elemen dasar dari sebuah proyek: sumber daya, waktu, uang, dan
yang perlu dipertimbangkan adalah faktor ruang lingkup. Semua elemen ini saling
terkait dan setiap komponen harus dikelola secara efektif dan komprehensif
Faktor – faktor tersebut adalah :
• Sumber Daya/ Resources misal: Orang, peralatan, bahan
• Waktu/Timemisal : Tugas jangka waktu, dependensi
• Uang/Money Misal : Biaya, kontinjensi, keuntungan
• Lingkup/scoup Misal : Ukuran proyek, tujuan, persyaratan
Sebagian besar literatur tentang manajemen proyek berbicara tentang
kebutuhan untuk mengelola dan menyeimbangkan tiga unsur: orang, waktu, dan
uang. Namun, elemen keempat adalah yang penting dan itu adalah tugas pertama
dan terakhir bagi seorang manajer proyek yang sukses.Pertama dan terpenting
adalah harus mengatur ruang lingkup proyek.
Ruang lingkup proyek adalah definisi proyek apa yang seharusnya dicapai dan
anggaran (waktu dan uang) yang telah dibuat untuk mencapai tujuan tersebut. Hal
ini mutlak penting bahwa setiap perubahan lingkup proyek akan berpengaruh pada
perubahan yang cocok dalam anggaran, baik waktu atau sumber daya.
Sebagai contoh, jika lingkup proyek adalah untuk membangun sebuah gedung untuk
rumah dua lantai dengan anggaran sebesar 250 juta rupiah.Manajer proyek
diharapkan untuk melakukan itu.Namun, jika ruang lingkup diubah ke suatu
bangunan untuk satu lantai, manajer proyek harus mampu melakukan perubahan yang
tepat pada sumber daya yang dianggarkan.Sehingga tidak mengganggu jalannya
proyek.Di sinilah kemampuan menyesuaikan dengan sumber daya yang ada oleh
seorang manajer proyek dibutuhkan.Anda tidak dapat secara efektif mengelola
sumber daya, waktu dan uang dalam sebuah proyek kecuali jika tidak secara aktif
mengelola lingkup proyek.
Mengapa Project Management Begitu Penting?
Pentingnya Project Management saat menjadikan topik ini yang penting karena
semua perusahaan, baik itu kecil atau besar, pada satu waktu tertentu pasti
ingin mengembangkan usaha baru.Usaha – usaha yang dilakukan mungkin beragam,
seperti, pengembangan produk atau jasa baru, pembentukan jalur produksi baru di
perusahaan manufaktur; kampanye promosi hubungan masyarakat; atau program
bangunan utama. Sementara pada tahun 1980-an cenderung kearah kualitas dan
tahun 1990 umumnya tentang globalisasi, sedangkan pada tahun 2000 adalah
tentang kecepatan. Artinya, untuk selalu menjadi yang terdepan diantara pesaing
mereka, perusahaaan secara terus menerus dihadapkan dengan perkembangan
kompleks sebuah produk, layanan dan proses dengan sangat singkat waktu sebagai
jendela pasar yang dikombinasikan dengan kebutuhan untuk lintas fungsional
keahlian. Dalam skenario ini, Project Management menjadi alat yang sangat
penting dan kuat di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki
kompetensi untuk menerapkannya.
Mengapa Project managementbegitu penting bagi perusahaan?Tidak ada keraguan
bahwa perusahaan saat ini menghadapi persaingan yang lebih agresif daripada di
masa lalu dan lingkungan bisnis yang mereka jalani sangat bergejolak.Skenario
ini telah meningkatkan kebutuhan untuk akuntabilitas sebuah perusahaan untuk
sektor swasta maupun publik, yang mengarah atau lebih fokus lebih besar
terhadap permintaan untuk efektivitas dan efisiensi operasional.Efektivitas dan
efisiensi dapat difasilitasi melalui pengenalan praktik terbaik yang mampu
mengoptimalkan pengelolaan sumber daya perusahaan.Telah ditunjukkan bahwa
operasi dan proyek yang berbeda dengan setiap teknik membutuhkan manajemen yang
berbeda. Oleh karena itu, dalam lingkungan proyek, project managementsangatlah
berguna. Berikut adalah dua manfaatnya. Pertama dapat mendukung pencapaian
proyek dan tujuan organisasi, yang kedua adalah dapat memberikan jaminan yang
lebih besar kepada stakeholder bahwa sumber daya akan dikelola secara efektif.
Sebenarnya sejarah mencatat bahwa project management bukanlah hal yang baru
dalam dunia bisnis karena hal ini telah dipraktekan atau di lakukan selama
ribuan tahun oleh bangsa Mesir. Hal ini mulai diterapkan kembali oleh
perusahaan–perusahaan di pertengahan tahun 1950, mereka mulai menerapkan
berbagai hal mengenai project management secara formal da teknis untuk proyek
proyek yang kompleks.
Project management harus dipandang sebagai alat yang membantu perusahaan untuk
melaksanakan proyek-proyek yang ditunjuk secara efektif dan efisien.Namun tentu
saja penggunaan alat ini tidak secara otomatis menjamin keberhasilan
proyek.Penyebab kegagalan seperti tidak tepat waktu, tidak sesuai anggaran dan
kualitas kinerja yang diharapkan dapat diatasi dengan penerapan praktek project
management karena kegagalan untuk tidak tepat waktu, tidak sesuai anggaran dan
kualitas kinerja yang diharapkan tidak selalu berarti bahwa proyek itu sendiri
gagal.
Tugas dan Tanggung Jawab Project Manager
Peran dari seorang Project Manager
Seorang project manager mempunyai tanggung jawab dan tugas yang bermacam-macam,
tidak hanya terfokus pada hal-hal yg teknis sifatnya.Bagaimana layaknya seorang
project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim proyek agar tetap solid,
mampu memonitor dan mengontrol budget dengan membuat bar chart & critical
path serta mempunyai kemampuan analisis resiko yang baik.
Berikut kita jabarkan peran dari seorang project manager dari 3 sudut pandang :
1. Tanggung Jawab yang dimiliki seorang Project Manager
2. Tantangan yang akan dihadapi seorang Project Manager
3. Skill yang di butuhkan seorang Project Manager
Tanggung Jawab seorang Project Manager Tanggung Jawab seorang Project Manager
terdiri dari 4 (empat) cakupan antara lain :
1. Proyek
2. Organisasi
3. Tim Kerja
4. Project Manager itu sendiri
Setiap tanggung jawab mempunyai fokus dan peran yang sedikit berbeda. Salah
satu yang paling nyata adalah, tanggung jawab terhadap proyek, Seorang Project
Manager harusmengontrol proyek yang ditanganinya. Proyek harus selesai sesuai
dengan budget, sesuai dengan spesifikasi, dan waktu.Ke tiga aspek itu harus
dipenuhi oleh seorang Project Manager.
Seorang Project Manager juga mempunyai tanggung jawab terhadap organisasi.
Proyek yang ditangani harus mempunyai return yang nyata terhadap organisasi.
Taat kepada setiap kebijakan yang di keluarkan organisasi, harus mengambil
keputusan dengan wewenang yang terbatas dari organisasi, dan juga kadang-kadang
seorang Project Manager juga harus mengambil keputusan yang bukan yang terbaik
bagi poyek tetapi terbaik buat Organisasi.
Seorang Project Manager juga harus mempunyai tanggung jawab tehadap tim kerja
yang di pimpinnya. Memang tidak mudah tanggung jawab yang harus di penuhi
terhadap tim kerja. Seorang Project Manager harus memberikan feedback dari
hasil pekerjaan proyek jika diperlukan, memberikan perhargaan terhadap anggota
tim proyek yang mempunyai prestasi yang baik, dan tantangan yang paling sulit
adalah menyeimbangkan antara kepentingan anggota tim, kepentingan tim, dan
kepentingan proyek.
Tanggung jawab Project Manager yang terakhir adalah tanggung jawab terhadap
dirinya sendiri. Tanggung jawab ini tidak pernah di diskusikan di setiap buku
project management, tapi ini penting, khususnya jika kamu sudah memilih project
manager sebagai profesi yang kamu tekuni. Jika perusahaan mendukung karir anda
sebagai proyek manager, beruntung bagi anda, dan selamat saya ucapkan !!.Jika
tidak tentu ini menjadi masalah yang besar bagi anda.Skill yang diperlukan bagi
seorang Project ManagerUntuk melaksanakan tanggung jawab yang telah dijabarkan
diatas, seorang project manager perlu memiliki skill yang bermacam-macam. Jadi
skill dan kemampuan apa saja yang diperlukan bagi seorang Poject Manager agar
bisa menjalankan proyek secara efektif?.
Gary Heerken ( 2002) mengkategorikan skill & pengetahuan yang diperlukan
seorang Project Manager menjadi 4 (empat) kategori :
1. Project Management process skill
2. Interpersonal & behavioral skill
3.Technology management skill
4. Desire personal traits
Project Management Process skill
Skill Proses manajemen proyek, bisa di sebut hard skill merupakan pengetahuan
dan keahlian yang berhubungan dengan mekanisme dari manajemen proyek.Seorang
Project Manager harus bisa menguasai teknik, tools manajemen proyek dan
teknologi yang bisa diaplikasikan di proyek. Contohnya seorang project manager
harus bisa membuat work breakdown structure, membuat network diagram, dan bisa
mempersiapakan dokumen-dokumen yang diperlukan klien.
Interpersonal dan Behavioral skillMemimpin proyek berarti mengatur dan
menyelesaikan segala sesuatu melalui orang lain. Seorang Project manager harus
mempunyai Interpersonal & Behavioral skill yang baik, bisanya disebut soft
skill. Behavioral skill meliputi : gaya (style), Kelakuan pesonal (personnal
conduct), dan pendekatan (approach).
Technology Management SkillBanyak proyek yang melekat pada yang namanya
teknologi. Teknologi menuju kepada proses dari proyek. Sebagai contoh, proses
itu mencakup : pengembangan software, proses kimia, atau konstruksi komersial.
Kemampuan kita mengkoordinasi proses teknologi ini sangat penting jika ingin
menjadi seorang project manager. Beberapa skill manajemen teknologi yang perlu
dikuasai leh seorang Project Manager yaitu :
1. kemampuan dalam teknologi proyek
2. Kemampuan dalam mendukung teknologi area
3.Pengetahuan tentang industry
4.Kemampuan dalam mempersiapkan spesifikasi teknis secara kompreshensif
5.kemampuan dalam disain
6. Pengetahuan produk
7. Pengetahuan tentang proses
8. Manajemen properti
Desired Personal Skill
Banyak studi yang meneliti korelasi antara ciri personal project manager dengan
kesuksesan project manager. Walaupun hasil studi juga menunjukkan hasil yang
berbeda, tetapi ada beberapa ciri yang dominan antara lain :
1. Kejujuran dan integritas
2. Berpikir seperti seorang generalis
3.Toleransi terhadap sifat ambiguitas
4.Toleransi terhadap ketidakpastian
5.Keyakinan yang tinggi
6.Tegas
7. Orientasi pada proses
8. Percaya diri/reflektif
9.Terbuka dan mudah di akses
10. Cerdas
Seorang project manager adalah project manger yang mempunyai kemampuan di
lapangan, dan diatas kertas, kemampuan dlam memimpin timproyek. Seorang project
manager yang sukses juga harus menguasai proses manajemen proyek, kemampuan
dalam mengaplikasi teknologi, mempunyai interpersonal dan behavioral skill.
Sumber : Wikipedia
0 komentar:
Posting Komentar